Na een intensief traject is een mooie, grote opdracht gegund aan de opdrachtnemer met de ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’. Mooi! Dat is dus geregeld. Maar is dat wel zo? Nee, nu begint het pas!
Natuurlijk denkt u als opdrachtgever dat alles in het bestek klip en klaar is en de opdrachtnemer vol aan de slag kan. Contractje tekenen en huppekee, hobbelen maar. Helaas is de praktijk niet zo: de opdrachtnemer heeft het bestek zeker anders geïnterpreteerd dan u heeft bedoeld. De ICT-markt kent moordende concurrentie en aanbestedingen winnen is voor opdrachtnemers een kostbaar en allerminst eenvoudig proces. Opdrachtnemers zullen daarom alle mogelijkheden die een bestek (met een behoorlijke dosis opportunisme) biedt ten volle benutten om ten opzichte van hun concurrenten een gunningsvoordeel te behalen. En u kunt er van uitgaan dat precies die uitleg van een bestektekst niet uw bedoeling was!
Is dat erg? Dat hangt er vanaf. Als u denkt dat en de bedoeling heeft om uw visie koste wat kost ‘veilig te stellen’, dan wordt de opdrachtuitvoering een onplezierig vechttraject, waarschijnlijk met twee verliezende partijen. Als u daarentegen de flexibiliteit kunt opbrengen om echte verbinding met de opdrachtnemer aan te gaan en open staat voor zijn visie, dan kan het wel eens een heel mooi traject worden. Dit hoeft niet per definitie meer te kosten dan beoogd, want er zijn meer knoppen om aan te draaien dan de financiële, bijvoorbeeld doorlooptijd, besparingen elders, inhoudelijke punten.
Hoe pak je dit aan als opdrachtgever? Mijn advies is om na gunning ruime tijd te stoppen in het creëren van verbinding met de opdrachtnemer door samen het hele bestek en de offerte door te nemen en zo achter interpretatieverschillen te komen. Op basis hiervan kom je gezamenlijk tot een concrete opdrachtomschrijving en een contract dat de tand des tijds kan doorstaan. Ook teambuilding, zowel op stuurgroep- als projectgroepniveau is een essentieel onderdeel van dit traject. Trek er bij een groot traject gerust 1 tot 2 maanden doorlooptijd voor uit. Deze investering betaalt zich ruim terug tijdens de daadwerkelijke uitvoering.
Ik noem dat ‘contract management’. Bel me vooral als u er meer over wilt weten.
About the author
Rob is een ervaren manager in de ICT-branche, gefascineerd door het leggen van verbinding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hij zet zich daarmee voortdurend in om ICT-leveringen succesvol uit te voeren.
